Bu metin, Akıllı Karşılama hizmeti kapsamında kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (“KVKK”) 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca açıklamak için hazırlanmıştır.
1. Veri sorumlusu
Kişisel verileriniz, aşağıda kimlik bilgileri yer alan veri sorumlusu tarafından işlenir. Bu metinde “Akıllı Karşılama”, “biz” ve “bizim” ifadeleri veri sorumlusunu anlatır.
- Hizmeti sunan ve veri sorumlusu
- Akıllı Karşılama (hizmeti sunan)
- Adres
- Arnavutköy, İstanbul
- Telefon
- 0544 942 67 55
- E-posta
- info@akillikarsilama.com
Hizmeti sunan kişinin açık kimlik bilgileri, talep hâlinde yukarıdaki telefon ya da e-posta adresine yapılan başvuru üzerine bildirilir.
Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kayıt yükümlülüğü, Kişisel Verileri Koruma Kurulunun belirlediği istisna ölçütlerine göre değerlendirilir. Kayıt yapıldığında sicil bilgisi bu metne eklenir.
2. Bu metin kimleri kapsar?
Bu metin aşağıdaki kişi gruplarının kişisel verilerini kapsar:
- Site ziyaretçileri: akillikarsilama.com adresindeki tanıtım sitesini ziyaret edenler.
- Form dolduranlar: sitedeki iletişim ve demo talebi formlarını dolduranlar.
- Site asistanıyla sohbet edenler: sitedeki yapay zekâ asistanına soru soran ziyaretçiler.
- Panel kullanıcıları: hizmete abone olan işletmelerin yetkilileri ve işletmenin panele eklediği çalışanlar.
- İşletmelerin WhatsApp muhatapları: abone işletmelere WhatsApp üzerinden yazan kişiler. Bu gruba ilişkin önemli açıklama 9. bölümdedir.
3. Hangi kişisel verileri işliyoruz?
| Kişi grubu | İşlenen veri kategorileri |
|---|---|
| Site ziyaretçisi | İşlem güvenliği: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, ziyaret edilen sayfa ve ziyaret zamanı (sunucu kayıtları). Tercih: çerez tercihiniz. Pazarlama ve analiz (yalnızca onay verirseniz): Google Analytics çerez kimliği, ziyaret edilen sayfalar, trafik kaynağı, yaklaşık konum ve cihaz türü. |
| Form dolduran | Kimlik: ad soyad. İletişim: telefon numarası, e-posta adresi. İletişim formu: ad soyad, telefon numarası, e-posta adresi (isteğe bağlı), mesajınız ve onay kaydınız. Demo talep formu: ad soyad, işletme adı, telefon numarası, e-posta adresi, sektör ve notunuz (isteğe bağlı) ve onay kaydınız. Onay kaydı: onay verdiğiniz zaman ve onayladığınız metnin sürümü. İşlem güvenliği: IP adresi. |
| Site asistanıyla sohbet eden | Sohbet içeriği: asistana yazdığınız mesajlar ve asistanın yanıtları; mesajlardaki telefon numarası ve e-posta adresi kaydedilmeden önce maskelenir. İşlem güvenliği: konuşma kimliği, IP adresi, günlük mesaj sayısı ve bu sayım için IP adresinin geri döndürülemeyen özeti. İletişim (yalnızca siz bırakırsanız): ad soyad, telefon numarası, e-posta adresi. Onay kaydı: onay zamanı, gösterilen aydınlatma metninin sürümü ve IP adresi. |
| Panel kullanıcısı | Kimlik: ad soyad. İletişim: e-posta adresi, telefon numarası. Hesap güvenliği: şifrenin tek yönlü özeti, iki adımlı doğrulama bilgisi, oturum kayıtları, IP adresi. İşletme bilgileri: işletme adı, sektörü, adresleri, logosu ve sosyal medya hesapları. Müşteri işlem: abonelik planı, mesaj kotası ve kullanım bilgileri, destek yazışmaları. Panel içeriği: işletmenin yüklediği belgeler, sık sorulan sorular ve yapay zekâ ayarları. Yapay zekâ test sohbeti: paneldeki test sohbetine yazılan mesajlar ve yapay zekânın bu sohbette verdiği yanıtlar (yanıt üretmek için işlenir, tarafımızca saklanmaz). Onay kaydı: onay zamanı ve onaylanan metnin sürümü. |
| İşletmenin WhatsApp muhatabı | İletişim: telefon numarası ve WhatsApp profil adı. Yazışma: mesajların içeriği ve zamanı, işletmenin ve yapay zekânın verdiği yanıtlar. Talep: işletmenin ilgilenen müşteri olarak kaydettiği bilgiler. |
Hizmetimiz özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, etnik köken gibi) toplamak için tasarlanmamıştır. Formlara, sohbetlere ve belgelere bu tür bilgileri yazmamanızı rica ederiz.
4. Verileri hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeplerle işliyoruz?
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK md. 5) |
|---|---|
| Hesabın açılması, panelin ve WhatsApp bağlantısının çalıştırılması, abonelik ve kota yönetimi | Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c) |
| Taleplerin yanıtlanması ve destek verilmesi | Sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c); talebinize yanıt verebilmek için meşru menfaat (md. 5/2-f) |
| İşletme adına WhatsApp mesajlarının iletilmesi ve yapay zekâ yanıtlarının üretilmesi | Bu işlemde veri sorumlusu işletmedir; biz işletmenin talimatıyla veri işleyen olarak hareket ederiz (bkz. 9. bölüm) |
| Bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın ve yetkisiz erişimin önlenmesi, sistem kayıtlarının tutulması | Veri sorumlusunun meşru menfaati (md. 5/2-f); hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (md. 5/2-ç) |
| Faturalandırma, muhasebe ve yetkili kurumların bilgi taleplerinin karşılanması | Kanunlarda açıkça öngörülmesi (md. 5/2-a); hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (md. 5/2-ç) |
| Uyuşmazlık hâlinde hakların korunması | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e) |
| Sitenin çalışması için zorunlu çerezlerin kullanılması (oturum, güvenlik, çerez tercihi) | Sözleşmenin ifası (md. 5/2-c) ve meşru menfaat (md. 5/2-f) |
| Site ziyaretlerinin ölçülmesi (Google Analytics) | Açık rızanız (md. 5/1); onay vermezseniz bu çerezler kullanılmaz |
| Site asistanıyla sohbetin yürütülmesi ve bıraktığınız iletişim bilgisiyle size dönüş yapılması | Talebinize yanıt verebilmek için meşru menfaat (md. 5/2-f) ve sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c); iletişim bilgisi için ayrıca onay alınır |
5. Kişisel veriler kimlere aktarılır?
Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılır:
- Yapay zekâ hizmet sağlayıcısı (OpenAI, ABD): işletme adına otomatik yanıt üretilmesi için muhatabın mesajı, konuşmanın son mesajları ve işletmenin bilgi havuzu (sık sorulan sorular, belgeler, işletme açıklaması); işletmenin panelde istediği soru önerileri için işletmenin bilgi havuzu; panel kullanıcısının yapay zekâyı denemek için kullandığı test sohbetinde yanıt üretilmesi için test sohbetine yazdığı mesajlar, sohbetin son on iki mesajı ve işletmenin bilgi havuzu. Site asistanına yazdığınız mesajlar ve aynı konuşmanın son mesajları da yanıt üretilmesi için bu sağlayıcıya iletilir; mesajlardaki telefon numarası ve e-posta adresi iletilmeden önce maskelenir, asistan üzerinden bıraktığınız iletişim bilgileri iletilmez.
- WhatsApp bağlantı sağlayıcıları: işletmenin WhatsApp numarasının hizmete bağlanması, mesajların alınması ve gönderilmesi için Green API; işletme resmî WhatsApp Business Platformu ile bağlanmayı seçtiyse Meta Platforms. Mesajlar ayrıca WhatsApp hizmetinin kendisi üzerinden iletilir.
- Barındırma hizmeti sağlayıcısı: sitenin, panelin ve veritabanının çalıştığı sunucunun sağlayıcısı. Sunucumuz ve veritabanımız Türkiye'dedir; kayıtlarınız yurt içinde saklanır. Yapay zekâ yanıtı üretmek için gereken mesaj içeriği yukarıda belirtilen yurt dışındaki yapay zekâ sağlayıcısına iletilir ve sağlayıcının kendi politikası çerçevesinde sınırlı süre tutulabilir; WhatsApp mesajları da yurt dışındaki bağlantı sağlayıcısı üzerinden alınıp gönderilir (bkz. 6. bölüm).
- E-posta hizmet sağlayıcısı: hesabı açılan işletme yetkilisine şifre belirleme bağlantısı içeren hoş geldiniz e-postasının (ad soyad, e-posta adresi) gönderilmesi; panel kullanıcılarına şifre sıfırlama ve e-posta doğrulama e-postalarının gönderilmesi ve destek talebine verdiğimiz yanıtın (kullanıcının adı, talebin konusu, yanıt metni ve talebin durumu) bildirim e-postasıyla iletilmesi; panelden açılan destek taleplerinin ve bu taleplere yazılan yanıtların (işletme adı, yazan kullanıcının adı, talebin konusu ve mesaj) yetkilimize bildirim e-postasıyla iletilmesi; iletişim formundan gelen talebin (ad soyad, telefon numarası, varsa e-posta adresi ve mesaj) yetkilimize bildirim e-postasıyla iletilmesi; demo talep formundan gelen talebin (ad soyad, işletme adı, telefon numarası, e-posta adresi ve varsa sektör ve not) yetkilimize bildirim e-postasıyla iletilmesi için, info@akillikarsilama.com adresinin bağlı olduğu kurumsal e-posta hizmeti. E-posta gönderimi hizmete alındığında sağlayıcının adı ve konumu bu metne eklenir.
- Yazı tipi ve içerik dağıtım sağlayıcıları (Google Fonts, Bunny Fonts, jsDelivr, cdnjs): sayfalar yüklenirken tarayıcınız yazı tiplerini ve bazı stil dosyalarını bu sağlayıcılardan ister; bu sırada IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz bu sağlayıcılara ulaşır.
-
Analiz hizmeti sağlayıcısı (Google, Google Analytics): yalnızca çerez onayı verdiyseniz,
ziyaret istatistikleri. Bu amaçla tarayıcınızda
_gave_ga_<kimlik>çerezleri oluşturulur; çerezlerin ömrü 2 yıldır. Çerezlerin ömründen ayrı olarak, Google Analytics'te kullanıcı ve etkinlik düzeyindeki veriler 2 ay saklanır. Onayınızı her sayfanın alt kısmındaki “Çerez tercihleri” bağlantısıyla istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz; ayrıntılar Gizlilik Politikası'nın Çerezler bölümündedir. - Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: kanunen yetkili oldukları bilgi ve belge talepleri kapsamında, talep edilen verilerle sınırlı olarak.
6. Yurt dışına aktarım
Yukarıdaki sağlayıcılardan OpenAI (ABD), Green API, Meta Platforms, Google ve yazı tipi ile içerik dağıtım sağlayıcıları Türkiye dışında yerleşiktir ya da veriyi Türkiye dışındaki sunucularda işler. Bu nedenle ilgili veriler yurt dışına aktarılır. Aktarım, KVKK'nın 9. maddesi ve Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik çerçevesinde yapılır.
Sunucumuz ve veritabanımız Türkiye'dedir; kayıtlarınız yurt içinde saklanır. Yurt dışına aktarım, hizmetin sunulması için yukarıdaki sağlayıcılara iletilen verilerle sınırlıdır; örneğin yapay zekâ yanıtı üretilmesi için mesaj içeriği OpenAI'ye iletilir. Bu sağlayıcılar kendilerine iletilen veriyi kendi politikaları çerçevesinde sınırlı süre tutabilir.
Aktarımın dayanağı: Yapay zekâ hizmet sağlayıcısına (OpenAI, ABD) yapılan aktarım, KVKK'nın 9. maddesinin dördüncü fıkrasının (b) bendi uyarınca standart sözleşmeye dayanır. Standart sözleşme, imzalanmasından itibaren beş iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna bildirilir. WhatsApp bağlantı sağlayıcıları ile yazı tipi ve içerik dağıtım sağlayıcılarına iletilen veriler, mesajın WhatsApp üzerinden iletilmesi ve sayfanın görüntülenmesi için teknik olarak gereken bilgilerle sınırlıdır.
Yurt dışına aktarılan kişisel veriler mümkün olduğunca en aza indirilir: yapay zekâ sağlayıcısına yalnızca yanıt üretmek için gereken mesaj içeriği ve bilgi havuzu gönderilir; şifreler, iki adımlı doğrulama anahtarları ve WhatsApp bağlantı bilgileri gönderilmez. Site asistanında telefon numarası ve e-posta adresi gönderilmeden önce maskelenir.
7. Veriler nasıl toplanır?
Kişisel verileriniz tamamen ya da kısmen otomatik yollarla, elektronik ortamda şu kanallardan toplanır:
- sitedeki iletişim ve demo talebi formları;
- hesabınız açılırken sizin ya da işletmenizin bize ilettiği bilgiler (işletme adı, yetkilinin ad soyadı, e-posta adresi ve telefon numarası);
- panelde sizin ya da işletmenizin girdiği bilgiler ve yüklenen belgeler;
- işletmenin WhatsApp numarasına gelen mesajlar (bağlantı sağlayıcısı aracılığıyla);
- sitedeki yapay zekâ asistanına yazılan mesajlar;
- çerezler ve sunucu kayıtları;
- e-posta, telefon ve WhatsApp üzerinden bizimle yaptığınız yazışmalar.
8. Veriler ne kadar süre saklanır?
Kişisel veriler, işlenme amacı için gereken süre ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır. Süre dolduğunda Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir.
| Veri | Saklama süresi |
|---|---|
| Panel hesabı ve işletmenin bilgileri, abonelik ve ödeme kayıtları | Üyelik süresince ve üyeliğin bitiminden sonra 10 yıl (6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu md. 82, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 253; ticari defter ve belgeler). Süre sonunda silinir ya da anonim hâle getirilir. |
| WhatsApp konuşmaları ve mesaj kayıtları | Üyelik süresince. İşletme silinmesini talep ettiğinde ya da üyeliğin bitiminden en geç 1 yıl sonra silinir. |
| Destek talepleri ve yazışmaları | Üyelik süresince ve üyeliğin bitiminden sonra 2 yıl. |
| Form kayıtları (iletişim formu ve demo talep formu) ve onay kayıtları | Formun gönderilmesinden itibaren 2 yıl. Süre sonunda silinir ya da anonim hâle getirilir. |
| Site asistanı konuşmaları (talep bırakılmayan) | Konuşmadaki son mesajdan 90 gün sonra mesajları ve IP adresiyle birlikte kendiliğinden silinir. |
| Site asistanı üzerinden bırakılan talepler | Talebin bırakılmasından 2 yıl sonra, konuşması ve onay kaydıyla birlikte kendiliğinden silinir. |
| Site asistanının günlük mesaj sayacı (IP adresinin özeti) | En geç iki gün içinde kendiliğinden silinir. |
| Erişim ve trafik kayıtları (sunucu kayıtları) | 2 yıl (5651 sayılı Kanun). Süre sonunda silinir ya da anonim hâle getirilir. |
| Çerez tercihi kaydı | Çerezin süresince (12 ay). |
| Google Analytics verileri | Kullanıcı ve etkinlik düzeyindeki veriler Google Analytics'te 2 ay; _ga ve _ga_<kimlik> çerezleri tarayıcınızda en çok 2 yıl ya da onayınızı geri çekene kadar. |
Paneldeki yapay zekâ test sohbetinin içeriği saklanmaz. Bir uyuşmazlık ya da yetkili kurumların talebi hâlinde ilgili kayıtlar, bu süreler dolsa da uyuşmazlık ya da talep sonuçlanana kadar saklanabilir.
9. İşletmelere WhatsApp'tan yazanlar için
Bir işletmeye WhatsApp üzerinden yazdığınızda, mesajlarınız o işletmenin kullandığı Akıllı Karşılama paneline düşer ve işletmenin tercihine göre yapay zekâ tarafından yanıtlanabilir. Bu verilerde veri sorumlusu, yazıştığınız işletmedir. Akıllı Karşılama, işletmenin talimatıyla ve yalnızca hizmetin sunulması için verileri işleyen veri işleyen konumundadır.
Bu nedenle verilerinizin hangi amaçla işlendiğini, ne kadar saklandığını ve haklarınızı öncelikle yazıştığınız işletmeye sorabilirsiniz. Bize ulaşan başvuruları, yanıtlanması için ilgili işletmeye iletiriz.
10. Haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak şu haklarınızı kullanabilirsiniz:
- kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
11. Başvuru yolu
Başvurunuzu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Türkçe ve yazılı olarak; adınızı, soyadınızı, imzanızı, T.C. kimlik numaranızı (yabancıysanız uyruğunuzu ve pasaport ya da kimlik numaranızı), tebligata esas adresinizi, varsa e-posta adresinizi ve telefon numaranızı, talebinizin konusunu belirterek şu yollardan biriyle iletebilirsiniz:
- güvenli elektronik imza ya da mobil imzayla veya daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden, info@akillikarsilama.com adresine;
- ıslak imzalı dilekçeyle, posta yoluyla. Posta adresimizi öğrenmek için 0544 942 67 55 numaralı telefondan ya da info@akillikarsilama.com adresinden bize ulaşabilirsiniz.
Kişisel verilerle ilgili başvurular için irtibat: info@akillikarsilama.com ve 0544 942 67 55.
Başvurunuz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, KVKK'nın 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunabilirsiniz.
12. Bu metindeki değişiklikler
Bu metni, veri işleme faaliyetlerimiz veya mevzuat değiştiğinde güncelleriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır; sürüm numarası ve son güncelleme tarihi sayfanın başında yer alır.
